Що треба знати при замовленні банкету: Чек-лист від керівника банкетного комплексу Regent Hill, Ганни Паціонової

Готуєтеся до важливої ​​події і дуже хочете, щоби все пройшло бездоганно? Якщо з локацією ви вже визначилися, пропонуємо пройтись по нашому чек-листу, в якому ми зібрали найцінніші та не завжди очевидні питання, які допоможуть провести захід без головного болю.

Чек-лист питань, які вам необхідно поставити банкетному менеджеру:

• Чи є у вас дегустація бенкетного меню?

Перед затвердженням замовлення, якщо ви вперше на локації, радимо замовити дегустацію. Це дозволить не лише скуштувати страви та оцінити їх смак, а й внести свої коригування. Локації преміального рівня здебільшого готові піти вам назустріч.

• Яка ціна закриття зали? Чи є оренда?

Різні локації по-різному оцінюють свої послуги. У деяких це оренда залу та замовлення по меню, в інших – депозит. Депозит – це мінімальна сума, за яку комплекс готовий закрити вам зал. Крім меню, часто ресторани включають вартість оренди залу та інших територій. Уточніть одразу: чи можуть бути приховані платежі. Зазвичай про це спочатку замовчують, а під час підписання договору або вже під час самого заходу говорять про необхідні додаткові суми, на які ви не розраховували.

• Який середній чек на гостя?

І що до нього входить. Вам можуть озвучити привабливу суму на людину, але виявиться, що це лише 60% повноцінного банкету. Стандартно до суми банкету повинні входити: салати, холодні та гарячі закуски, основні страви, десерти, торт, безалкогольні та алкогольні напої. Не забудьте уточнити, чи входить у вартість ще чай і кава (якщо у вас велика кількість гостей, це може бути пристойна сума).

• Чи є послуга cork fee?

Якщо ціни на алкоголь високі, запитайте, чи є послуга cork fee (фіксована ціна за відкриття однієї пляшки).

• Як виглядатиме розстановка столів?

Попросіть менеджера показати, як будуть розставлені столи. Це необхідно, щоб під час заходу, через брак простору, не виявилося, що хтось із гостей сидить за колоною або за столом, що заважає роботі офіціантів. Також варто уточнити які саме меблі будуть на вашому заході. Нехай вам покажуть усі: столи, стільці, скатертини.

• Скільки офіціантів обслуговуватиме ваш банкет?

Загальноприйняте правило – три офіціанти на два столи (за умови, що стіл до 12 осіб). Розрахунок простий: якщо у вас банкет на 100 осіб – виходить, 10 столів та 15 офіціантів.

• Хто з менеджерів обслуговуватиме ваш захід?

Зазвичай це той менеджер, який веде з вами комунікацію із самого початку і знаходиться поряд на заході. Він в курсі всього що відбувається і знає всі нюанси, які ви запитуєте. Проте, буває по-іншому. Якщо один менеджер не передав інформацію повністю іншому, під час заходу можуть виникнути неприємні моменти, які зіпсують вам настрій.

Чек-лист питань, які банкетний менеджер повинен поставити вам як замовнику:

• Хто буде відповідальним з усіх питань?

Ви займаєтеся організацією заходу самостійно чи співпрацюєте з івент-агентством? Оформлення залу, флористика, звук, світло, артисти, музика та багато інших питань потребують певного досвіду та займають дуже багато часу.

• Чи підібрати вам альтернативну дату проведення події, якщо бажана буде зайнята?
• Яка кількість гостей буде заходу та чи будуть коментарі по меню?

З цього питання у вас повинні уточнити, чи будуть на заході діти. Їх прийнято готувати окреме дитяче меню. Також менеджер повинен запитати чи гості з особливими уподобаннями (алергіки, вегани, які дотримуються посту, дієту, халяль тощо)

• Чи бажаєте ви пригощати гостей під час збору на заході та чим?

Це називається “вітальний фуршет” або “коктейль-аперитив”, в рамках якого гостям доречно подавати шампанське, безалкогольні напої та легкі закуски із фруктами. Організовується для того, щоб гості могли почати вечір із напоїв та перекусити, доки у залі зберуться всі інші.

• Чи будуть у вас монтажі?

Якщо ви хочете здивувати ваших гостей ефектними декораціями або шоу-програмою з відомим виконавцем, необхідно виконати його технічний райдер, монтаж та демонтаж якого займає певний час.

• Чи годуватимете ви підрядників?

Організатори та підрядники працюють на майданчику задовго до початку заходу. Якщо монтажі грандіозні, може й доба без сну. Менеджери зазвичай пропонують спеціальне спрощене меню для підрядників, яке можна замовити на самій локації. Але наперед, зазвичай, при замовленні основного меню.

• Вкажіть початок та закінчення заходу?

Якщо ви розраховуєте зустрічати світанок або танцювати до ранку, то найімовірніше, на вас чекає нічна тарифікація за доплату обслуговуючому персоналу.

• Чи потрібний вам екран?

Екран замовляють переважно на весілля та корпоративи, коли необхідно показати фільм чи транслювати виступ зі сцени.

Зберігайте собі цінні рекомендації і більше не переймайтеся успіхом заходу. Адже обізнаний, отже, озброєний.

____________

097 201 10 15

вул. Мічуріна 54

www.regenthill.com.ua

Marie Claire

Всі статті автора

Поділись: