Все встигнути: 5 технік планування дня

Кожен з нас займається плануванням свого дня, навіть якщо ви не складаєте для цього спеціальний список або не використовуєте програму. Набір певних справ, які потрібно виконати, ми часто втілюємо в життя хаотично, від чого страждає ефективність. Адже бувало таке, що наприкінці дня ви падали від безсилля, а потім усвідомлювали, що до ладу не зробили нічого важливого? Якщо так, варто переглянути свій підхід і вибрати для планування одну з цих ефективних технік. 

Читайте також: 5 додатків, які допоможуть стати більш організованою

 Техніки планування дня: 

1. Три основні справи

Великий список справ підходить не всім, бо через величезну кількість справ складно виділити головні цілі на день. Навіть із психологічного погляду великий список буде відлякувати, а сконцентруватися на важливому та другорядному стане непросто. Вихід із ситуації є: спробуйте не писати звичайний список, куди ви включаєте і дрібні справи, і великі. Виділіть серед усіх пунктів три головні та випишіть їх в окрему колонку. Дрібні справи, про які також не можна забути, виносите в окрему колонку або пишіть з іншого боку сторінки. Те, що не встигли виконати протягом дня, не бійтеся без сорому сумління переносити на наступний робочий день. Головне — три основні справи, які потрібно виконати насамперед. 

Читайте також: Програми для тих, хто постійно відволікається від роботи

2. ABC планування

Розставляти справи у списку на день потрібно не в хаотичному порядку, а за пріоритетністю виконання та важливістю. Планувати краще на папері та записувати всі справи поспіль. Наступний крок – розставлення пріоритетності. Буквою А помічайте найважливіші справи (приблизно 15% всього списку), які варто виконати в першу чергу. В — важливі справи, про які не можна забути, але їхнє невиконання не приведе ні до чого поганого. До цієї категорії можна віднести перевірку пошти, дзвінок або зустріч, яку можна без проблем перенести на інший час. Категорія С — справи найменшої ваги, які можуть становити більшу частину списку, але насправді їх можна без жалю видаляти або доручати виконати іншим. Саме на такі справи ми щодня витрачаємо багато часу, втрачаючи ефективність. 

Щоб метод повністю працював, насамперед варто завжди братися за справи з категорії А та не приступати до інших пунктів зі списку, доки найважливіше не буде виконано. 

3. Метод Бенджаміна Франкліна

Метод планування Бенджаміна Франкліна є глобальним і може підійти не всім, але його ефективність політичний діяч довів на своєму прикладі. Підхід, який зараз називають “пірамідою Франкліна”, був придуманий ним у 20 років. Франклін слідував своєму методу протягом усього життя і підходив до планування дуже серйозно. 

• Суть підходу у тому, що потрібно виділити собі життєві цінності. Франклін називав їх чеснотами. Моральні орієнтири для кожного будуть індивідуальні, але їх потрібно дотримуватись протягом усього життя.
• Другий етап – постановка глобальної мети. Чого ви хочете досягти залежно від сфери, в якій працюєте? Якої вершини плануєте досягти того чи іншого віку? Ці питання допоможуть конкретизувати цілі і вам стане зрозумілим, як краще організовувати свій рік, місяць, день. 
• Наступний пункт у «піраміді Франкліна» генеральний план. До нього потрібно внести конкретні дії, які необхідні для досягнення глобальної мети. Ви буквально прописуєте свої кроки: влаштуватися на роботу до компанії N, записатися на курси англійської тощо. 
• Четвертий пункт у піраміді довгостроковий план, куди входять цілі на найближчі 3-5 років. 
• П’ятий пункт короткостроковий план. Це цілі на найближчий рік та місяць.
• Шостий пункт план на тиждень та день.

Кожен ступінь піраміди залежить від попередньої. З маленьких кроків вимальовується велика мета, але її досягнення потрібно прописати всі деталі. 

Читайте також: Як правильно спланувати свій тиждень

4. Планування за методом Парето

Принцип Парето дуже простий: 20% зусиль та часу дають 80% результату. Як часто ви робили щось велике, викладалися, віддавали багато сил та енергії, а в результаті результат виходив незначним? Можливо, вся справа була у підході та неправильному розподілі часу. Принцип Парето вигадав економіст Вільфредо Парето у 1897 році, але цей метод легко можна застосовувати у всіх сферах життя, а не лише у роботі менеджера чи економіста. Способ Парето означає, що необхідно сконцентруватися лише на найважливіших справах, які у результаті можуть дати значний результат. 

Читайте також: Надихаючі цитати успішних жінок: про невдачі, мотивації та гроші

5. Техніка Pomodoro

У виконанні техніки Pomodoro допоможе звичайний таймер. На виконання певного завдання відводиться відрізок часу 25 хвилин, після цього потрібно зробити перерву на п’ять хвилин, а потім знову приступати до роботи. Кожен відрізок – один «помідор». Протягом 25 хвилин потрібно максимально викладатися та якісно виконувати завдання. Перерви потрібні для того, щоб після активної роботи відновити сили та відволіктися. Цей метод придумав студент Франческо Чирілло, який не міг зосередитися на навчанні та постійно відволікався. 

Що врахувати під час планування:

• свій стиль життя та повсякденну рутину. Особливо якщо у вас ненормований графік дня, у вас робота, яка вимагає мало не цілодобової віддачі. Метод планування варто підбирати виходячи зі свого стилю життя та роботи;
• непередбачувані ситуації. Наприклад, хвороба, доручення начальства, яке потрібно виконати терміново, перенесену зустріч тощо. Якщо план на день не вдається виконати повністю або навіть частково через такі ситуації, переносіть їх на наступний. Не звинувачуйте себе за подібне, це немає вашої провини.

Основні засади планування:

• виберіть один метод планування, виходячи зі свого графіка і стилю життя. Не бійтеся змінювати підхід та вибирати іншу техніку, якщо вам щось не підійшло. Також можна її видозмінювати, додаючи або забираючи кілька пунктів;
• постійна фіксація. Щоб наочно бачити список того, що ви виконали, а що ще належить зробити, заведіть блокнот або завантажте спеціальний додаток для планування. Не варто покладатись виключно на свою пам’ять, вона часто підводить.
• чіткість та стислість. Не перетворюйте список справ на мемуари чи шкільний твір. Пишіть пункти максимально коротко, а найкраще – тезово. 
• найнеприємніше виконуйте на початку дня. Чи не відкладайте те, що не хочете робити. Такі «жаби» варто виконувати швидко і бажано на самому початку робочого дня, щоб позбутися неприємних пунктів та переходити до інших справ зі списку. 
• не відкладайте справи-двіхвилинки. Щось дрібне, на що ви не витратите більше двох хвилин, варто виконувати одразу. Не накопичуйте подібне, але якщо є можливість делегувати справу або викреслити її зі списку, то сміливо це робіть. 

Які техніки для планування вам підходять?

Джерело фото: unsplash.com