Что надо знать при заказе банкета: Чек-лист от руководителя банкетного комплекса Regent Hill, Анны Пационовой

Готовитесь к важному событию и очень хотите, чтобы все прошло безупречно? Если с локацией вы уже определились, предлагаем пройтись по нашему чек-листу, в котором мы собрали самые ценные и не всегда очевидные вопросы, которые помогут провести мероприятие без головной боли.

Чек-лист вопросов, которые вам необходимо задать банкетному менеджеру:

• Есть ли у вас дегустация банкетного меню?

Перед утверждением заказа, если вы впервые на локации, рекомендуем заказать дегустацию. Это позволит не только попробовать блюда и оценить их вкус, но и внести свои корректировки. Локации премиального уровня  в большинстве случаев готовы пойти вам навстречу.

• Какая цена закрытия зала? Есть ли аренда?

Разные локации по-разному оценивают свои услуги. У некоторых это аренда зала и заказ по меню, у других – депозит. Депозит – это минимальная сумма, за которую комплекс готов закрыть для вас зал. Помимо меню, часто рестораны включают в счет стоимость аренды зала и других территорий. Уточните сразу: могут ли быть скрытые платежи. Обычно об этом изначально умалчивают, а при подписании договора или уже во время самого мероприятия говорят о необходимых дополнительных суммах, на которые вы не рассчитывали.

• Какой средний чек на гостя?

И что в него входит. Вам могут озвучить привлекательную сумму на человека, но окажется, что это только 60% от полноценного банкета. Стандартно в сумму банкета должны входить: салаты, холодные и горячие закуски, основные блюда, десерты, торт, безалкогольные и алкогольные напитки. Не забудьте уточнить входит ли в стоимость еще чай и кофе (если у вас большое количество гостей, это может быть приличная сумма).

• Есть ли услуга cork fee?

Если цены на алкоголь высокие, спросите есть ли услуга cork fee (фиксированная цена за открытие одной, принесенной вами бутылки).

• Как будет выглядеть расстановка столов?

Попросите менеджера показать как будут расставлены столы. Это необходимо, чтобы во время мероприятия, по причине недостатка пространства, не оказалось, что кто-то из гостей сидит за колонной или за столом, мешающим работе официантов. Также стоит уточнить какая именно мебель будет на вашем мероприятии. Пускай вам покажут все: столы, стулья, скатерти.

• Сколько официантов будет обслуживать ваш банкет?

Общепринятое правило – три официанта на два стола (при условии, что стол до 12 человек). Расчет прост: если у вас банкет на 100 человек – выходит, 10 столов и 15 официантов.

• Кто из менеджеров будет обслуживать ваше мероприятие?

Обычно это тот менеджер, который ведет с вами коммуникацию с самого начала и находится рядом на мероприятии. Он в курсе всего что происходит и знает все запрашиваемые вами нюансы. Однако, бывает и по-другому. В случае, если один менеджер не передал информацию целиком другому, во время мероприятия могут возникнуть неприятные моменты, которые испортят вам настроение.

Чек-лист вопросов, которые банкетный менеджер должен задать вам, как заказчику:

• Кто будет ответственным по всем вопросам?

Вы занимаетесь организацией мероприятия самостоятельно или сотрудничаете с ивент-агентством? Оформление зала, флористика, звук, свет, артисты, музыка и многие другие вопросы требуют определенного опыта и занимают очень много времени.

• Подобрать ли для вас альтернативную дату проведения события, в случае если желаемая будет занята?
• Какое количество гостей будет мероприятия и будут ли комментарии по меню?

По данному вопросу у вас должны уточнить будут ли на мероприятии дети. Для них принято готовить отдельное детское меню. Также менеджер должен спросить будут ли гости с особенными предпочтениями (аллергики, веганы, соблюдающие пост, диету, халяль и т. п.)

• Желаете ли вы угощать гостей во время сбора на мероприятии и чем?

Это  называется “приветственный фуршет” или “коктейль-аперитив”, в рамках которого гостям уместно подавать шампанское, безалкогольные напитки и легкие закуски с фруктами. Организовывается для того, чтобы гости могли начать вечер с напитков и перекусить, пока в зале соберутся все остальные.

• Будут ли у вас монтажи?

Если вы хотите удивить ваших гостей эффектными декорациями или шоу-программой с известным исполнителем, необходимо выполнить его технический райдер, монтаж и демонтаж которого занимает определенное время.

• Будете ли вы кормить подрядчиков?

Организаторы и подрядчики работают на площадке задолго до начала мероприятия. Если монтажи грандиозные, могут и сутки без сна. Менеджеры обычно предлагают специальное упрощенное меню для подрядчиков, которое можно заказать на самой локации. Но заранее, как правило, при заказе основного меню.

• Укажите начало и окончание мероприятия?

Если вы рассчитываете встречать рассвет или танцевать до утра, то вероятней всего, вас ждет ночная тарификация за доплату обслуживающему персоналу.

• Нужен ли вам экран?

Экран заказывают преимущественно на свадьбы и корпоративы, когда необходимо показать фильм или транслировать выступление со сцены.

Сохраняйте себе ценные рекомендации и больше не переживайте об успехе мероприятия. Ведь осведомлен, значит, вооружен.

____________

097 201 10 15

вул. Мічуріна 54

www.regenthill.com.ua