Все успеть: 5 техник планирования дня

Каждый из нас занимается планированием своего дня, даже если вы не составляете для этого специальный список или не используете приложение. Набор определенных дел, которые нужно выполнить, мы часто воплощаем в жизнь в хаотичном порядке, от чего страдает эффективность. Ведь бывало такое, что в конце дня вы падали от бессилия, а потом осознавали, что толком не сделали ничего важного? Если да, то стоит пересмотреть своей подход и выбрать для планирования одну из этих эффективных техник. 

Читайте также: 5 приложений, которые помогут стать более организованной

 Техники планирования дня: 

1. Три главных дела

Большой список дел подходит не всем, потому что из-за огромного количества дел сложно выделить главные цели на день. Даже с психологической точки зрения большой список будет отпугивать, а сконцентрироваться на важном и второстепенном станет непросто. Выход из ситуации есть: попробуйте не писать обычный список, в который вы включаете и мелкие дела, и большие. Выделите среди всех пунктов три главных и выпишите их в отдельную колонку. Мелкие дела, о которых также нельзя забыть, выносите в отдельную колонку или пишите на другой стороне страницы. То, что не успели выполнить в течение дня, не бойтесь без зазрения совести переносить на следующий рабочий день. Главное — три основных дела, которые нужно выполнить в первую очередь. 

Читайте также: Приложения для тех, кто постоянно отвлекается от работы

2. ABC планирование

Расставлять дела в списке на день нужно не в хаотичном порядке, а по приоритетности выполнения и важности. Планировать лучше на бумаге и записывать все дела подряд. Следующий шаг — расставление приоритетности. Буквой А помечайте самые важные дела (примерно 15% от всего списка), которые стоит выполнить в первую очередь. В — важные дела, о которых нельзя забыть, но их невыполнение не приведет ни к чему плохому. В эту категорию можно отнести проверку почты, звонок или встречу, которую можно без проблем перенести на другое время. Категория С — дела наименьшей важности, которые могут составлять большую часть списка, но на самом деле их можно без сожалений удалять или поручать выполнить другим. Именно на такие дела мы каждый день тратим много времени, теряя эффективность. 

Чтобы метод полностью работал, в первую очередь стоит всегда браться за дела из категории А и не приступать к другим пунктам из списка, пока самое важное не будут выполнено. 

3. Метод Бенджамина Франклина

Метод планирования Бенджамина Франклина глобальный и может подойти не всем, но его эффективность политический деятель доказал на своем примере. Подход, который сейчас называют «пирамидой Франклина», был придуман им в 20 лет. Франклин следовал своему методу на протяжении всей жизни и подходил к планированию очень серьезно. 

• Суть подхода состоит в том, что нужно выделить для себя жизненные ценности. Франклин называл их добродетелями. Моральные ориентиры для каждого будут индивидуальны, но их нужно придерживаться на протяжении всей жизни.
• Второй этап — постановка глобальной цели. Чего вы хотите добиться, в зависимости от сферы, в которой работаете? Какой вершины планируете достичь к тому или иному возрасту? Эти вопросы помогут конкретизировать цели и вам станет понятно, как лучше организовывать свой год, месяц, день. 
• Следующий пункт в «пирамиде Франклина» — генеральный план. В него нужно внести конкретные действия, которые нужны для достижения глобальной цели. Вы буквально прописываете свои шаги: устроиться на работу в компанию N, записаться на курсы английского и тому подобное. 
• Четвертый пункт в пирамиде — долгосрочный план, в который входят цели на ближайшие 3-5 лет. 
• Пятый пункт — краткосрочный план. Это цели на ближайший год и месяц.
• Шестой пункт — план на неделю и день.

Каждая ступень пирамиды зависит от предыдущей. Из маленьких шагов вырисовывается большая цель, но для ее достижения нужно прописать все детали. 

Читайте также: Как правильно спланировать свою неделю

4. Планирование по методу Парето

Принцип Парето очень простой: 20% усилий и времени дают 80% результата. Как часто вы делали что-то большое, выкладывались, отдавали много сил и энергии, а в итоге результат получался незначительным? Возможно, все дело было в подходе и неправильном распределении времени. Принцип Парето придумал экономист Вильфредо Парето в 1897 году, но этот метод легко можно применять во всех сферах жизни, а не только в работе менеджера или экономиста. Метод Парето означает, что нужно сконцентрироваться только на важных делах, которые в итоге могут принести значимый результат. 

Читайте также: Вдохновляющие цитаты успешных женщин: о неудачах, мотивации и деньгах

5. Техника Pomodoro

В исполнении техники Pomodoro поможет обычный таймер. На выполнение определенной задачи отводится отрезок времени в 25 минут, после этого нужно сделать перерыв на пять минут, а потом снова приступать к работе. Каждый отрезок — один «помидор». На протяжении 25 минут нужно максимально выкладываться и качественно выполнять задачу. Перерывы нужны для того, чтобы после активной работы восстановить силы и отвлечься. Этот метод придумал студент Франческо Чирилло, который не мог сосредоточиться на учебе и постоянно отвлекался. 

Что учесть при планировании:

• свой стиль жизни и повседневную рутину. Особенно если у вас ненормированный график дня, у вас работа, которая требует чуть ли не круглосуточной отдачи. Метод планирования стоит подбирать исходя из своего стиля жизни и работы;
• непредвиденные ситуации. Например, болезнь, поручение начальства, которое нужно выполнить срочно, перенесенную встречу и т.д. Если план на день не удается выполнить полностью или даже частично из-за таких ситуаций, переносите их на следующий. Не вините себя за подобное, в это нет вашей вины.

Главные принципы планирования:

• выберите для себя один метод планирования, исходя из своего графика и стиля жизни. Не бойтесь менять подход и выбирать другую технику, если вам что-то не подошло. Также можно ее видоизменять, добавляя или убирая несколько пунктов;
• постоянная фиксация. Чтобы наглядно видеть список того, что вы выполнили, а что еще предстоит сделать, заведите блокнот или скачайте специальное приложение для планирования. Не стоит полагаться исключительно на свою память, она часто подводит.
• четкость и краткость. Не превращайте список дел на мемуары или школьное сочинение. Пишите пункты максимально кратко, а лучше всего — тезисно. 
• самое неприятное выполняйте в начале дня. Не откладывайте то, что не хотите делать. Такие «лягушки» стоит выполнять быстро и желательно в самом начале рабочего дня, чтобы избавиться от неприятных пунктов и переходить к другим делам из списка. 
• не откладывайте дела-двухминутки. Что-то мелкое, на что вы не потратите больше двух минут, стоит выполнять сразу. Не накапливайте подобное, но если есть возможность делегировать дело или вычеркнуть его из списка, то смело это делайте. 

Какие техники для планирования подходят вам?

Источник фото: unsplash.com