«В хаотичном потоке информации меня спасает календарь с расписанными планами», — Екатерина Белорусская

Екатерина Белорусская, президент международного благотворительного фонда Parimatch Foundation, рассказывает о том, как находит баланс между всеми сферами жизни, какие программы использует для планирования и как ставит цели на год. 

Планирование нужно всем, особенно — работающей женщине: невозможно быть эффективной, не организовывая график и не ставя цели. Я живу на две страны — Украину и Кипр, а это сплошные переезды. Нужно постоянно налаживать быт и рабочие процессы в интенсивном режиме. Я не слишком строга к себе, но планировать заранее поездки, мероприятия, которые нужно посетить, да и просто расписать наперед неделю — для меня обязательно. Если грамотно расставить приоритеты, то получится и быть полностью вовлеченной в работу, и проводить время с близкими, и успевать заниматься любимыми делами. 

О планировании и результативности в работе

Ставить цели — это довольно интересный процесс. Мне нравится заниматься этим в конце года, в декабре. В этот момент переосмысливаешь все, что произошло за год, анализируешь текущую ситуацию, смотришь на результаты и в соответствии с этим планируешь ближайшее будущее. 

В начале декабря я собрала команду фонда, и мы провели двухдневную сессию. Мы подытожили все проделанное в 2019 году, проанализировали, что нам удалось, что абсолютно не наше, помечтали о том, где мы хотим быть через 5 лет, и, исходя из всего этого начали планировать 2020 год. 

Я считаю, сначала нужно ставить перед собой большую, долгосрочную цель, которая, возможно, даже будет казаться очень далекой, чересчур амбициозной и вряд ли достижимой. Но нужно мечтать по-крупному!

Когда есть глобальное видение, то сразу становится ясно, какими должны быть цели на ближайший год. А когда есть цели, их уже легко декомпозировать на конкретные задачи и расставить приоритеты.

Неправильно, когда руководитель сам ставит цели: мы все-таки команда.

Мне хочется, чтобы каждый осознавал и принимал те задачи, к которым мы идем. По сути, моя основная цель — успех новых запланированных проектов. В прошлом году у нас была задача стартовать, набрать хорошую команду специалистов, стать узнаваемыми, а на сегодняшний день — делать свои собственные проекты, привлекать партнеров и бизнес, который бы нас поддержал. 

Программы для планирования задач

В рабочих моментах очень помогают программы по планированию. В хаотичном потоке информации меня спасает календарь с расписанными планами, в котором я храню данные обо всех своих встречах. Когда пишут в мессенджер, но не ставят мероприятие в календарь, можно просто-напросто об этом забыть. У меня был случай, когда я не попала на собеседование с новым сотрудником из-за того, что мой телефон мне об этом не напомнил. Я вспомнила за 5 минут до начала, шансов доехать вовремя — никаких. Так же и с другими встречами: если не внесла в календарь, скорее всего, я туда не дойду. 

Я также пользуюсь обычными заметками, как Evernotes, чтобы зафиксировать что-то важное. От ежедневника я давно отказалась: люблю писать от руки, все время покупаю красивые ежедневники, но никогда не использую, потому что вечно о них забываю. А телефон всегда под рукой. Приложение, которое отвечает за постановку задач — (та же Asana) — незаменимая вещь в работе. Хотя этот инструмент я больше применяю не для своего удобства, а для того, чтобы команда училась планировать задачи, расписывать все поэтапно, ставить приоритеты и дедлайны. 

О личной эффективности

О личных целях я тоже люблю подумать в декабре. Такие цели я не записываю, они только в моей голове. В начале года я ставлю для себя какие-то поинты, куда я бы хотела дойти, формирую план действий и даю себе обещание дойти до цели. Но важно помнить, что время от времени к поставленным целям нужно возвращаться и пересматривать их. Идеальное для этого время — отпуск, когда уже немного отдохнул от ежедневной рутины, очистил голову, набрался энергии и можно подумать об эффективности поставленных целей и об их актуальности. Иногда бывает, что через полгода то, к чему ты так стремилась, становится больше не нужным. Для того, чтобы не тратить свои ресурсы понапрасну, нужно иногда останавливаться и оглядываться назад. Поймать момент, когда хочется откровенно поговорить с самим собой.

О персональных целях

Если говорить о личных целях, то мой фокус, конечно же, на саморазвитии, взаимоотношениях с близкими и собственным здоровьем. Стыдно признаться, но за прошлый год я встретилась с близкими подругами раза три. И это провал, которого можно было избежать. В конце прошлого года я это осознала и решила сделать для нас какую-то интересную активность, а не просто поужинать и поболтать, что тоже не плохо. В итоге я собрала всех вместе на мастер-классе, где мы делали рождественские венки под руководством мастера. Все унесли домой праздничное настроение и красивый венок, а время мы провели просто волшебно: совместные занятия очень сближают. Поэтому я себе обещаю в следующем году видеться с близкими людьми хотя бы раз в месяц. Именно они помогают мне восстанавливаться и заряжаться.

Если говорить о саморазвитии, то в прошлом году у меня была цель улучшить свои навыки именно в некоммерческой сфере, что отчасти получилось, процентов на 70. Мне хотелось больше развиваться в благотворительности, поскольку для меня это новая сфера. В итоге я прошла курс по фандрайзингу, а сейчас прохожу в УКУ модульный курс по управлению благотворительными организациями. Важно не забывать о хобби и вещах, которые тебя совершенствуют, помимо работы и семьи:

Часто мы с легкостью забываем о личных целях, потому что несем ответственность только перед собой. 

Я давно осознала этот факт и стала делать один трюк. Например, пообещав себе бегать по утрам или читать каждый день по полчаса, я обязательно рассказываю о своем решении еще кому-нибудь. Когда этот человек поинтересуется ходом дел, мне будет неудобно сказать, что я все это забросила. Лично для меня этот прием очень хорошо работает. 

Мы часто разрываемся между работой, семьей и личными интересами, постоянно ощущая нехватку времени. Я нашла выход в планировании: вношу рабочие встречи в календарь, расписываю неделю и месяц, ставлю цели на долгосрочную перспективу. И даже когда все идет по плану, иногда останавливаюсь и спрашиваю: «Это то, чем я хочу заниматься? Приносит ли оно пользу?» И если ответ отрицательный — ищу другой путь. Свой.