Виктория Покатис: 5 must know правил организации бизнес-ивентов

Главный редактор WoMo.ua и продюсер бизнес/медиа бюро ekonomika+ делится опытом организации бизнес-мероприятий

Виктория Покатис – главный редактор онлайн-медиа WoMo.ua, одного из четырех изданий бизнес/медиа бюро ekonomika+. Она также занимается организацией и продюсированием крупных мероприятий, которые собирают до 20 тысяч гостей и партнеров в год, среди которых предприниматели, собственники бизнеса, управленцы C-level. На Business Wisdom Summit, который прошел 3-4 октября, кроме собственников и СЕО крупных украинских и международных компаний спикером был и Леонид Парфенов, автор программы «Намедни».

Специально для Marie Claire Виктория поделилась ключевыми правилами, которые следует соблюдать, планируя бизнес-ивенты.

— Как подбирать тему для ивента?

— Тема должна соответствовать запросам аудитории. Поскольку гости бизнес-ивентов – это топ-менеджеры, СЕО, HR, я всегда интересуюсь тем, что для них актуально и важно. Как журналист и редактор я провожу в год десятки интервью с первыми лицами компаний плюс коллеги делятся со мной своей экспертизой, поэтому точно знаю болевые точки бизнеса.

— Как вы формируете список спикеров?

— Business Wisdom Summit – уникальное событие не только в Украине, но и во всем мире. Отличает его формат: в первый день выступают собственники крупного бизнеса, во второй – топ-менеджмент.

Нам важно, чтобы спикерами были первые лица компаний, которые являются лидерами рынка, людьми нового времени и новой экономики. Это практики, стратеги, которые знают, с помощью каких инструментов развивать бизнес через 10, 15 и даже 20 лет. Также в список потенциальных участников ивента попадают те, кто за последние несколько лет сделал прорыв, создал уникальное предложение, значительно увеличил оборот, трансформировал компанию. Эти люди готовы делиться своими стратегиями. Возможно, не для всех гостей это будет практично/полезно, но точно вдохновляюще.

— Какими качествами, кроме способности достичь поставленных бизнес-показателей, должен обладать спикер Business Wisdom Summit?

— В приоритете личности, которые мало выступают. Это значит, что человек занят делом, а не продвижением своей персоны.

Поэтому каждый год гости покупают билеты на Business Wisdom Summit, ожидая, что смыслы, которые здесь прозвучат, действительно уникальны.

Объединяет наших спикеров то, что все они успешные бизнесмены. Они освещают одну тему, но через призму своей экспертизы.

— При помощи каких инструментов вы взаимодействуете с потенциальной аудиторией?

— Если спикеру есть о чем сказать, его легко предложить аудитории. Его ценность легко показать – через достижения и личные качества. Мы взаимодействуем с аудиторией через контент: делаем интервью со спикером или создаем видеотизеры с тезисами.

— Как происходит режиссура контента? Как выстраиваете программу?

— Я всегда выстраиваю лайнап так, чтобы обязательно чередовались эмоциональные выступления и насыщенные фактами доклады. В первой половине дня мы взаимодействуем с рацио аудитории. Чтобы переключиться с одной темы на другую, дать возможность осмыслить услышанное, обязательно делаем перерывы на кофе и нетворкинг. С нашими спикерами всегда можно пообщаться в перерывах, черпая ценные инсайты.

Вторую половину дня выделяем под ценные лайфстайл-темы: баланс работа/жизнь, фокус внимания, мотивация.

— Создается ли каким-то образом дополнительная эмоция? С помощью каких инструментов?

— На большим конференциях упор делается на эмоциональность и агрессивность – на яркий свет, громкий звук, на какое-то супераудиосопровождение. На Business Wisdom Summit мы делаем иначе: уделяем внимание оформлению, но акцент все равно на контенте и сервисе.

Наша аудитория гостей – это состоявшиеся личности. Для них важны новые смыслы, опыт и возможности. Все построено на том, чтобы гость не был перегружен эмоциями, чтобы ему было комфортно концентрироваться на информации.

— Поделитесь, пожалуйста, своими правилами работы с контентом и продюсирования мероприятий.

Их всего пять:

1. Тему ивента и его наполнение выбирайте исходя из потребностей, а не трендов. Важно нести ценность, быть полезными. А саммит «Как достичь успеха» пусть организует кто-то другой.
2. Готовьте своих спикеров. Будьте рядом, контролируйте, помогайте на всех этапах. Контент спикера – самое важное на бизнес-мероприятии.
3. Четко планируйте таймлайн. Потратьте чуть больше времени, но расставьте спичи так, чтобы аудитория не уставала. Чередуйте рацио с эмоцией. Дайте гостям время обдумать и обсудить.
4. Делайте сюрпризы, чтобы отвлечь и развлечь аудиторию. Вовремя поданное игристое помогает восстановить силы и желание включаться в выступления, участвовать в нетворкинге. Проверено!
5. Держите планку. Не допускайте к сервису неподготовленных людей. На мероприятиях ekonomika+ все члены команды, от менеджера до СЕО, работают для гостей, предоставляя тот уровень сервиса, которого гости и ожидать не могут.