Як вести ділове листування: вісім негласних правил

Робочий лист – справа серйозна. Неправильно написана пропозиція може зіпсувати враження про вас та зруйнувати стратегічно важливу співпрацю. Щоб налагодити зв'язок із співрозмовником, дотримуйтесь основних законів робочого листування.

@cgdlondon

Тема

Одне з правил ділового листування свідчить, що тема листа – найважливіша частина віртуального спілкування з колегою. Завдяки їй адресат вирішує, чи варто взагалі відкривати листа або одразу відправити його в кошик. Намагайтеся уникати коротких і загальних заголовків типу Звіт, Договір, Співпраця. Натомість розпишіть тему листування детальніше. Наприклад, «Договір купівлі-продажу з ТОВ «Металмаш»».

Прикріплені файли

Якщо ви прикріпили до листа документ, краще поінформувати про це вашого співрозмовника. Просто напишіть "У вкладенні ви знайдете звіт про виконані роботи". Якщо файл занадто важкий, завантажте його на файлообмінник і надішліть адресату посилання на скачування.

Читайте також: СЛОВА, ЩО ВАРТО УХІГАТИ УСПІШНИМ ЛЮДЯМ

чемність

На початку листа завжди вітайте співрозмовника, а наприкінці обов'язково пишіть коротке побажання. Наприклад, "Доброго дня" або "Удачі". У наступному листі подякуйте колегі за швидку або докладну відповідь та зверніться до нього на ім'я.

Прихована копія

Трапляються випадки, коли вам потрібно поставити в копію листування колегу або керівництво так, щоб ваш співрозмовник не запідозрив, що ви йому не довіряєте. У такому разі використовуйте графу «прихована копія».

careergirldaily.com

Перестрахування

Візьміть за правило ніколи не видаляти листування з клієнтами, партнерами або колегами, з якими обговорюєте важливі питання. Адже від вас можуть вимагати те, чого ви не обіцяли, або звинуватить вас у тому, чого ви не робили. У цьому випадку ви матимете доказ вашої правоти.

Час

Не надсилайте важливих листів у п'ятницю ввечері. У вихідні їх ніхто не читатиме, а в понеділок ваш лист може просто загубитися серед спаму та іншої робочої кореспонденції.

Читайте також: 5 РЕЧІ, ЯКІ УСПІШНІ ЖІНКИ НІКОЛИ НЕ РОБІТЬ НА РОБОТІ

Підпис

Наявність підпису наприкінці листа вказує на ваш професіоналізм. Вона повинна включати ваші ім'я та прізвище, посада, назва компанії, сайт, контактний номер телефону та адресу. Підпис у стилі «З ув. Віра» не викличе у отримувача поваги до вас.

Орфографія і пунктуація

Зайвий раз нагадаємо вам про те, що кожен лист потрібно ретельно перечитувати. Адже безграмотно складений текст може зіпсувати вашу репутацію. Особливу увагу приділіть іменам, цифрам та розділовим знакам, щоб не викликати у співрозмовника здивування. Ваш колега має розуміти, що він спілкується із професіоналом.