Как вести деловую переписку: восемь негласных правил

Рабочее письмо – дело серьезное. Неправильно написанное предложение может испортить впечатление о вас и разрушить стратегически важное сотрудничество. Чтобы наладить связь с собеседником, соблюдайте главные законы рабочей переписки.

@cgdlondon

Тема

Одно из правил деловой переписки гласит, что тема письма – самая важная часть виртуального общения с коллегой. Благодаря ей адресат решает, стоит ли вообще открывать письмо или сразу отправить его в корзину. Старайтесь избегать коротких и общих заголовков типа «Отчет», «Договор», «Сотрудничество». Вместо этого распишите тему переписки более детально. Например, «Договор купли-продажи с ООО «Металлмаш»».

Прикрепленные файлы

Если вы прикрепили к письму документ, лучше проинформировать об этом вашего собеседника. Просто напишите «Во вложении вы найдете отчет о выполненных работах». Если же файл слишком тяжелый, загрузите его на файлообменник и отправьте адресату ссылку на скачивание.

Читайте также: СЛОВА, КОТОРЫХ СТОИТ ИЗБЕГАТЬ УСПЕШНЫМ ЛЮДЯМ

Вежливость

В начале письма всегда приветствуйте собеседника, а в конце обязательно пишите короткое пожелание. Например, «Хорошего дня» или «Удачи». В следующем письме поблагодарите коллегу за быстрый или подробный ответ и обратитесь к нему по имени.

Скрытая копия

Бывают случаи, когда вам нужно поставить в копию переписки коллегу или руководство так, чтобы ваш собеседник не заподозрил, что вы ему не доверяете. В таком случае используйте графу «скрытая копия».

careergirldaily.com

Перестраховка

Возьмите себе за правило никогда не удалять переписку с клиентами, партнерами или коллегами, с которыми обсуждаете важные вопросы. Ведь от вас могут потребовать то, чего вы не обещали, или обвинят вас в том, чего вы не совершали. В этом случае у вас будет доказательство вашей правоты.

Время

Не отправляйте важные письма в пятницу вечером. В выходные их никто читать не будет, а в понедельник ваше письмо может просто затеряться среди спама и другой рабочей корреспонденции.

Читайте также: 5 ВЕЩЕЙ, КОТОРЫЕ УСПЕШНЫЕ ЖЕНЩИНЫ НИКОГДА НЕ ДЕЛАЮТ НА РАБОТЕ

Подпись

Наличие подписи в конце письма указывает на ваш профессионализм. Она должна включать в себя ваши имя и фамилию, должность, название компании, сайт, контактный номер телефона и адрес. Подпись в стиле «С ув. Вера» не вызовет у получателя уважения к вам.

Орфография и пунктуация

Лишний раз напомним вам о том, что каждое письмо нужно тщательно перечитывать. Ведь неграмотно составленный текст может подпортить вашу репутацию. Особое внимание уделите именам, цифрам и знакам препинания, чтобы не вызвать у собеседника недоумение. Ваш коллега должен понимать, что он общается с профессионалом.