«У хаотичному потоці інформації мене рятує календар із розписаними планами», — Катерина Білоруська.

Катерина Білоруська, президент міжнародного благодійного фонду Parimatch Foundation, розповідає про те, як знаходить баланс між усіма сферами життя, які програми використовує для планування та як ставить цілі на рік. 

Планування потрібне всім, особливо працюючій жінці: неможливо бути ефективною, не організовуючи графік і не ставлячи мети. Я живу на дві країни – Україну та Кіпр, а це суцільні переїзди. Потрібно постійно налагоджувати побут та робочі процеси в інтенсивному режимі. Я не надто строга до себе, але планувати заздалегідь поїздки, заходи, які потрібно відвідати, та й просто розписати наперед тиждень – для мене обов'язково. Якщо грамотно розставити пріоритети, то вдасться бути повністю залученою в роботу, і проводити час з близькими, і встигати займатися улюбленими справами. 

Про планування та результативність у роботі

Ставити цілі це досить цікавий процес. Мені подобається займатися цим наприкінці року, у грудні. У цей момент переосмислюєш усе, що сталося за рік, аналізуєш поточну ситуацію, дивишся на результати та відповідно плануєш найближче майбутнє. 

На початку грудня я зібрала команду фонду і ми провели дводенну сесію. Ми підсумували все, що зроблено в 2019 році, проаналізували, що нам вдалося, що абсолютно не наше, помріяли про те, де ми хочемо бути через 5 років, і, виходячи з усього цього, почали планувати 2020 рік. 

Я вважаю, що спочатку потрібно ставити перед собою велику, довгострокову мету, яка, можливо, навіть здаватиметься дуже далекою, надто амбітною і навряд чи досяжною. Але ж треба мріяти по-крупному!

Коли є глобальне бачення, то відразу стає зрозумілим, якими мають бути цілі на найближчий рік. А коли є цілі, їх легко декомпозувати на конкретні завдання і розставити пріоритети.

Неправильно, коли керівник сам ставить цілі: ми таки команда.

Мені хочеться, щоб кожен усвідомлював та приймав ті завдання, до яких ми йдемо. По суті моя основна мета — успіх нових запланованих проектів. Минулого року ми мали завдання стартувати, набрати хорошу команду фахівців, стати впізнаваними, а на сьогоднішній день — робити свої власні проекти, залучати партнерів і бізнес, який би нас підтримав. 

Програми для планування задач

У робочих моментах дуже допомагають програми планування. У хаотичному потоці інформації мене рятує календар із розписаними планами, В якому я зберігаю дані про всі свої зустрічі. Коли пишуть у месенджер, але не ставлять захід у календар, можна просто про це забути. У мене був випадок, коли я не потрапила на співбесіду із новим співробітником через те, що мій телефон мені про це не нагадав. Я згадала за 5 хвилин до початку, шансів доїхати вчасно – жодних. Так само і з іншими зустрічами: якщо не внесла до календаря, швидше за все, я туди не дійду. 

Я також користуюся звичайними нотатками, як Evernotes, щоб зафіксувати щось важливе. Від щоденника я давно відмовилася: люблю писати від руки, весь час купую гарні щоденники, але ніколи не використовую, бо вічно про них забуваю. А телефон завжди під рукою. Додаток, який відповідає за постановку завдань - (та сама Asana) - незамінна річ у роботі. Хоча цей інструмент я більше використовую не для своєї зручності, а для того, щоб команда навчалася планувати завдання, розписувати все поетапно, ставити пріоритети та дедлайни. 

Про особисту ефективність

Про особисті цілі я теж люблю подумати у грудні. Таких цілей я не записую, вони тільки в моїй голові. На початку року я ставлю для себе якісь поінти, куди я хотіла б дійти, формую план дій і даю собі обіцянку дійти до мети. Але важливо пам'ятати, що іноді до поставлених цілей необхідно повертатися і переглядати їх. Ідеальний для цього час — відпустка, коли вже трохи відпочив від щоденної рутини, очистив голову, набрався енергії і можна подумати про ефективність поставлених цілей та їхню актуальність. Іноді буває, що через півроку те, чого ти так прагнула, стає непотрібним. Для того, щоб не витрачати свої ресурси даремно, потрібно іноді зупинятися та озиратися назад. Спіймати момент, коли хочеться відверто поговорити із собою.

Про персональні цілі

Якщо говорити про особисті цілі, то мій фокус, звичайно ж, на саморозвитку, взаєминах з близькими та власним здоров'ям. Соромно зізнатися, але за минулий рік я зустрілася з близькими подругами разів зо три. І це провал, якого можна було уникнути. Наприкінці минулого року я це усвідомила і вирішила зробити для нас якусь цікаву активність, а не просто повечеряти та побалакати, що теж не погано. Зрештою я зібрала всіх разом на майстер-класі, де ми робили різдвяні вінки під керівництвом майстра. Усі забрали додому святковий настрій та гарний вінок, а час ми провели просто чарівно: спільні заняття дуже зближують. Тому я собі обіцяю наступного року бачитися з близькими хоч раз на місяць. Саме вони допомагають мені відновлюватися та заряджатися.

Якщо говорити про саморозвиток, то торік я мав на меті покращити свої навички саме в некомерційній сфері, що частково вийшло, відсотків на 70. Мені хотілося більше розвиватися у благодійності, оскільки для мене це нова сфера. У результаті я пройшла курс з фандрайзингу, а зараз проходжу в УКУ модульний курс управління благодійними організаціями. Важливо не забувати про хобі та речі, які тебе вдосконалюють, крім роботи та сім'ї:

Часто ми з легкістю забуваємо про особисті цілі, тому що несемо відповідальність тільки перед собою. 

Я давно усвідомила цей факт і почала робити один трюк. Наприклад, пообіцявши собі бігати вранці або читати щодня по півгодини, я обов'язково розповідаю про своє рішення ще будь-кому. Коли ця людина поцікавиться ходом справ, мені незручно сказати, що я все це закинула. Особисто для мене цей прийом дуже добре працює. 

Ми часто розриваємося між роботою, сім'єю та особистими інтересами, постійно відчуваючи нестачу часу. Я знайшла вихід у плануванні: вношу робочі зустрічі у календар, розписую тиждень та місяць, ставлю цілі на довгострокову перспективу. І дАж коли все йде за планом, іноді зупиняюся і питаю: Це те, чим я хочу займатися? Чи приносить воно користь? І якщо відповідь негативна — шукаю інший шлях. Свій.