Вікторія Покатіс: 5 must know правил організації бізнес-івентів

Головний редактор WoMo.ua та продюсер бізнес/медіа бюро ekonomika+ ділиться досвідом організації бізнес-заходів

Вікторія Покатіс – головний редактор онлайн-медіа WoMo.ua, одного із чотирьох видань бізнес/медіа бюро ekonomika+. Вона також займається організацією та продюсуванням великих заходів, які збирають до 20 тисяч гостей та партнерів на рік, серед яких підприємці, власники бізнесу, управлінці C-level. На Business Wisdom Summit, який пройшов 3-4 жовтня, окрім власників та СЕО великих українських та міжнародних компаній спікером був і Леонід Парфьонов, автор програми «Намедні».

Спеціально для Marie Claire Вікторія поділилася ключовими правилами, яких слід дотримуватися, плануючи бізнес-івенти.

— Як вибирати тему для івента?

— Тема має відповідати запитам аудиторії. Оскільки гості бізнес-івентів – це топ-менеджери, СЕО, HR, я завжди цікавлюся тим, що для них є актуальним і важливим. Як журналіст і редактор я проводжу в рік десятки інтерв'ю з першими особами компаній плюс колеги діляться зі мною своєю експертизою, тому точно знаю болючі точки бізнесу.

- Як ви формуєте список спікерів?

— Business Wisdom Summit – унікальна подія не лише в Україні, а й у всьому світі. Відрізняє його формат: першого дня виступають власники великого бізнесу, другий – топ-менеджмент.

Нам важливо, щоб спікерами були перші особи компаній, які є лідерами ринку, людьми нового часу та нової економіки. Це практики, стратеги, які знають за допомогою яких інструментів розвивати бізнес через 10, 15 і навіть 20 років. Також до списку потенційних учасників Івенту потрапляють ті, хто за останні кілька років зробив прорив, створив унікальну пропозицію, значно збільшив обіг, трансформував компанію. Ці люди готові ділитися своїми стратегіями. Можливо, не для всіх гостей це буде практично/корисно, але точно надихаюче.

— Якими якостями, крім здатності досягти поставлених бізнес-показників, повинен мати спікер Business Wisdom Summit?

— У пріоритеті особи, які мало виступають. Це означає, що людина зайнята справою, а чи не просуванням своєї персони.

Тому щороку гості купують квитки на Business Wisdom Summit, очікуючи, що сенси, які тут прозвучать, справді унікальні.

Поєднує наших спікерів те, що всі вони успішні бізнесмени. Вони висвітлюють одну тему, але крізь призму своєї експертизи.

— За допомогою яких інструментів ви взаємодієте із потенційною аудиторією?

— Якщо спікеру є що сказати, його легко запропонувати аудиторії. Його цінність легко показати – через досягнення та особисті якості. Ми взаємодіємо з аудиторією через контент: робимо інтерв'ю зі спікером чи створюємо відеотизери з тезами.

— Як відбувається режисура контенту? Як вибудовуєте програму?

— Я завжди вибудовую лайнап так, щоб обов'язково чергувалися емоційні виступи та насичені фактами доповіді. У першій половині дня ми взаємодіємо з раціо аудиторії. Щоб переключитися з однієї теми на іншу, дати можливість осмислити почуте, обов'язково робимо перерви на каву та нетворкінг. З нашими спікерами завжди можна поспілкуватись у перервах, черпаючи цінні інсайти.

Другу половину дня виділяємо під цінні лайфстайл теми: баланс робота/життя, фокус уваги, мотивація.

— Чи створюється якимось чином додаткова емоція? За допомогою яких інструментів?

— На великих конференціях акцент робиться на емоційності та агресивності – на яскраве світло, гучний звук, на якесь супераудіосупровід. На Business Wisdom Summit ми робимо інакше: приділяємо увагу оформленню, але акцент все одно на контенті та сервісі.

Наша аудиторія гостей – це особи, що відбулися. Для них важливі нові сенси, досвід та можливості. Все побудовано на тому, щоб гість не був перевантажений емоціями, щоб було комфортно концентруватися на інформації.

— Поділіться, будь ласка, своїми правилами роботи з контентом та продюсування заходів.

Їх лише п'ять:

1. Тему івента та його наповнення вибирайте, виходячи з потреб, а не трендів. Важливо нести цінність, бути корисними. А саміт «Як досягти успіху» нехай організує хтось інший.
2. Готуйте своїх спікерів. Будьте поряд, контролюйте, допомагайте на всіх етапах. Контент спікера – найважливіший на бізнес-заході.
3. Чітко плануйте таймлайн. Витратьте трохи більше часу, але розставте спичі так, щоб аудиторія не втомлювалася. Чергуйте раціо з емоцією. Дайте гостям час обміркувати та обговорити.
4. Робіть сюрпризи, щоб відволікти та розважити аудиторію. Вчасно подане ігристе допомагає відновити сили та бажання включатися у виступи, брати участь у нетворкінгу. Перевірено!
5. Тримайте планку. Не допускайте до обслуговування непідготовлених людей. На заходах ekonomika+ усі члени команди від менеджера до СЕО працюють для гостей, надаючи той рівень сервісу, якого гості й очікувати не можуть.